Как измерить продуктивность персонала и как ее повысить? В 60-х годах канадский психолог Виктор Врум ответил бы: нужно оценить возможности сотрудников, результаты работы и предложить вознаграждение за достижение лучших показателей. Необходимо правильно сформировать ожидание сотрудника — именно такая простая мысль лежит в основе работы Врума «Труд и мотивация». Казалось бы, все просто. Но с тех пор прошло больше полувека, а схема дает сбои и погрешности. Почему? И что делать?
Начнем с простых цифр. Считается, что продуктивность персонала определяется отношением сотрудников, которые приносят прибыль, к общему числу всех сотрудников компании. Чем ближе это значение к 1, тем эффективнее бизнес. Но эта формула тоже сомнительна. Объясним, почему.
Ваши скрытые убытки
Вот вы отобрали сотрудников, которые приносят прибыль. Но ведь нельзя сказать с полной уверенностью, что каждый из них использует свои ресурсы на 100%.
Пример из статистики. Портал Зарплата.ру провел опрос, по результатам которого 10% респондентов признались, что тратят около двух часов рабочего времени на личные дела.
Давайте посчитаем. По данным Росстата среднемесячная зарплата россиян в июле 2017 года составила 39 355 рублей или 223,61 рубля в час. При среднероссийской зарплате это 447 рублей в день. За год сумма становится равной 110 463 рублям на одного сотрудника. При коллективе в 100 человек убытки будут почти 1,5 миллиона.
Что же влияет на продуктивность и как ее поднять?
Продуктивность персонала и пути ее повышения стали объектом исследования многих ученых, менеджеров и корпораций. Все хотят повысить продуктивность. Но для начала надо определиться с термином. Что это такое?
Итак, продуктивность деятельности — это количество результатов труда с заданным качеством за определенное время. По сути, насколько работник эффективно использует рабочее время и компетенции для решения поставленных задач.
В каждой профессии результат измеряется в своих единицах. На заводе это могут быть детали, прошедшие ОТК, в научно-исследовательском институте — количество зарегистрированных патентов, в компании по разработке программного обеспечения — число внедренных модулей.
Российский ученый Владимир Магун провел факторный анализ влияния удовлетворенности сотрудника на его продуктивность и вывел, что продуктивность — это сложная величина, которая зависит от множества факторов:
- система менеджмента, контроля и мотивации;
- знания и навыки сотрудника;
- равномерность распределения задач;
- условия труда;
- оснащенность необходимыми ресурсами для достижения цели;
- удовлетворенность результатами работы;
- межличностные отношения в коллективе.
Все эти позиции можно выявить и определить уровень продуктивности! Только нужны инструменты.
Оценить, насколько персонал трудоспособен, можно на аттестации, через анкетирование, по матрице MBO или через KPI. Но эти данные будут неполными, так как они лишь констатируют факт, но не раскрывают причин. Как же получить данные о причинах, чтобы улучшить сценарии работы? Для этого разработана система InfoWatch Employee Monitoring. Основная ее задача — анализ производительности персонала.
InfoWatch Employee Monitoring фиксирует время трудовой активности, использование приложений, историю поиска в Интернете, посещение социальных сетей и развлекательных порталов. Сохраняется все, что введено с клавиатуры, отправлено по электронной почте или выложено на файлообменные сервисы. С заданной периодичностью делаются скриншоты экрана. Если работа связана с общением по телефону, ведется запись разговоров.
В итоге вы получаете все инструменты для сбора и анализа объективной информации. Вы будете в курсе того, чем занят сотрудник, как он выполняет прямые обязанности, насколько соблюдается трудовая дисциплина и распорядок рабочего дня.
Вебинар с демонстрацией Infowatch Employee Monitoring.
Полезная функция — настраиваемые словари, которые можно заполнять стоп-словами. По ним анализируется переписка. Например, если специалист слишком часто приглашает коллег выпить кофе, об этом вы узнаете, если включите в словарь лексику, связанную с кофе и отдыхом. Конечно, не стоит сразу запрещать сотруднику устраивать себе кофе-брейки. Сначала нужно разобраться. Возможно, кофе помогает ему работать эффективнее.
Важно: данные, которые вы получаете с помощью InfoWatch Employee Monitoring, необходимо очень аккуратно использовать. Стоит привлекать сотрудников к обсуждению и вместе корректировать формат и режим работы. Потому зачастую сам сотрудник не осознает, что неэффективно расходует рабочее время. И чтобы повысить его эффективность, ему просто нужно объяснить. Не стоит внедрять в компании систему полицейского государства и сразу наказывать. Это сведет психологическую мотивацию к нулю. Как показали результаты эксперимента Элтона Мэйо в Хоторне (США), люди работают лучше, если они знают о наблюдении, и их привлекают к решению проблем.
Интересно, когда в «Тинькофф банке» запретили тратить на еду больше часа в день, повысилась ли производительность сотрудников?
Кстати, отчеты, которые формирует InfoWatch Employee Monitoring, помогают выявить и тех, кто перерабатывает. Ведь зачастую эффективность сотрудника падает из-за перегрузки. Уставшему человеку сложнее концентрироваться, и, как бы он ни старался, делать работу хорошо не получается.
Фиксируя время, затраченное на решение поставленной задачи, легко оценить продуктивность сотрудника. Важно то, что помимо сухих данных у менеджмента появляется информация о том, почему все происходит именно так. Зная причину, можно разрабатывать эффективные меры по улучшению ситуации.
Как InfoWatch Employee Monitoring помогает увеличить прибыль компании
Однажды мы использовали InfoWatch Employee Monitoring для анализа продуктивности одной компании. Наблюдения за экранами сотрудников показали, что они не умеют пользоваться программой 1С и тратят на нерациональные действия 30% рабочего времени. Курс обучения решил проблему. В итоге удалось поднять эффективность и увеличить прибыль на 15%.
Другой пример — компания наняла маркетолога, который при трудоустройстве заверил, что хорошо владеет Photoshop. Изучение его работы показало, что на простые операции он тратит 2-3 часа вместо 5-10 минут. Реальной причиной низкой производительности была элементарная некомпетентность и несоответствие занимаемой должности.
Еще одна типичная ситуация — когда сотрудники выполняют одну и ту же работу. Например, в одной компании программист и маркетолог выполняли одни и те же действия с базой данных, дублируя работу друг друга. После того, как это обнаружили, двойной труд специалистов был прекращен, а обязанности перевели на одного исполнителя. В результате продуктивность коллектива возросла.
С помощью InfoWatch Employee Monitoring можно строить свои методики по оценке продуктивности и ее повышению. Программа работает в двух режимах — скрытом и открытом. В первом случае сотрудники не знает, что за ними наблюдает, во втором — персонал в курсе.
Скрытый режим удобен тем, что весь рабочий день, и каждый процесс можно разобрать по полочкам, при этом данные будут честными. По результатам мониторинга можно установить проблемных сотрудников, найти ошибки в организации рабочего процесса, понять, подходит ли сотруднику должность.
Открытый режим подходит и для мониторинга и как инструмент мотивации. Человек знает, что все его действия видны руководству, при этом он сам может изучить статистику своего рабочего дня и корректировать слабые места. Естественно, для этого потребуется мотивация, и не всегда это деньги. Упомянутый выше эксперимент позволил сделать еще один важный вывод — социальные способы мотивации оказались действеннее, чем материальные.
Когда менеджмент в курсе, что беспокоит персонал, и как тратятся рабочие часы, разработка успешной стратегии упрощается. А обоюдное желание компании и коллектива даст долгосрочный результат.