Работаем с просьбами сотрудников правильно:

как отличить важное от второстепенного?

Рекрутинговая компания Antal Russia провела исследование удовлетворенности условиям труда среди 8000 менеджеров и специалистов. Результаты показали, что никаких жалоб нет только у 15% респондентов, у остальных 85% опрошенных есть хотя бы одна причина для недовольства. Среди них 13% тех, кто оценивает условия работы негативно и подумывает об увольнении. Если не обращать внимания на настроения в коллективе, продуктивность снизится, текучка кадров станет выше, а лояльные сотрудники потеряют к вам доверие.

Развитие этого сценария не пойдет на пользу бизнесу. Хорошим примером здесь может послужить история компании Microsoft, которая до 2013 использовала суммарный рейтинг для мотивации персонала. Менеджеры регулярно оценивали каждого подчиненного по нескольким показателям; полученные значения суммировались и сравнивались с позициями коллег. По итогам лучших сотрудников премировали, а худших — увольняли. Работники много раз просили отменить рейтинг, но управляющие на местах не придавали этому значения, а высшие руководители не были в курсе.

В коллективе сложилась враждебная обстановка, специалисты были заняты поиском путей выживания, всеобщее недовольство росло, пока не вылилось в массовые увольнения по собственному желанию. Только тогда топ-менеджмент Microsoft принял решение об отмене суммарного рейтинга. В том же году прибыль компании возросла на 23%. Вполне возможно, что если бы негативные настроения были замечены ранее, показатель роста был бы еще выше за счет увеличения продуктивности.

Задача хорошего руководителя — всегда быть в курсе ситуации, уметь отличать важные просьбы от второстепенных и принимать решения, которые пойдут на пользу бизнесу.

Как узнать, на что жалуются сотрудники?

Самый простой способ — собрать всех и поговорить. На общем собрании можно решить многие вопросы, особенно те, которые затрагивают весь коллектив. Например, график отпусков, начисление премий, распределение мест на парковке. Это поможет убрать недопонимание. Но есть личные моменты и скрытые процессы, поговорить о которых на собрании не получится.

Анкетирование — еще один вариант изучения ситуации. Если проводить его анонимно, можно узнать причину плохого настроения в коллективе. Это проверенный метод, но со своими ограничениями. Во-первых, придется потратить время на обработку и анализ анкет. Во-вторых, полную честность ответов никто не гарантирует.

Выяснить причину жалоб конкретного сотрудника можно в личной беседе. Возможно, человек перерабатывает, ему нужны какие-то ресурсы, или он давно не брал отпуск, так как никто из коллег не согласен его заменить. Решение таких проблем помогает увеличить продуктивность и сохранить лояльность. В небольшом коллективе индивидуальный подход оправдан и применяется, а вот в крупных компаниях эффективность будет невысока — у руководства просто нет столько времени.

Программы для мониторинга рабочих мест

Программы для анализа рабочего времени — удобное автоматизированное решение, которое охватывает большинство процессов в компании и помогает получить объективную картину. ПО устанавливается на рабочие места и фиксирует все, чем занят сотрудник, включая разговоры в Skype и переписку.

Информация доступна руководству или сотрудникам HR-службы в виде отчетов с различной степенью детализации. Для обработки текстовых сообщений используются словари, где можно задать определенные маркеры, например, фамилию или даже прозвище начальника. Упоминания потенциально опасных слов будут попадать в отчеты.

Помимо этого сервисы помогают отследить, какими инструментами пользуется работник, насколько оправданы его просьбы о закупке нового оборудования и других ресурсов. Допустим, сотрудник пришел с просьбой о более мощном компьютере, мотивируя это тем, что он просто необходим для выполнения обязанностей. Мониторинг рабочего места позволит выяснить, нужны ли эти мощности на самом деле, или же специалист успевает играть на корпоративном компьютере, и апгрейд нужен для лучшего геймплея.

Анализировать можно не только стационарный компьютер и периферию. Есть сервисы для смартфонов и планшетов. Функции те же, плюс можно узнать, где находился подчиненный. Например, человек полдня ездил по своим делам на корпоративном автомобиле, а потом пришел к начальству просить об увеличении лимита на топливной карте. Зная, на что на самом деле ушло оплаченное компанией топливо, руководитель будет знать, какие меры принять в этой ситуации.

Одним словом, информация о действиях подчиненных оказывается в поле зрения менеджеров. Что важно — нет искажений из-за необъективности.

На что надо реагировать?

В современном менеджменте для построения системы мотивации за основу взята пирамида потребностей Маслоу. Ее же можно использовать для оценки приоритетности и объективности поступающих жалоб сотрудников. Суть проста – чем ближе к основанию пирамиды повод для недовольства, тем хуже ситуация в компании. Следовательно, такие вопросы нужно решать в первую очередь.

Компетентное управление продуктивностью предполагает, что работнику удобно выполнять свои обязанности, и у него есть все необходимые инструменты. Если поступают жалобы на неработающие кондиционеры, слабое освещение, недостаток нужного оборудования или программ, их рассмотрение нельзя затягивать.

Ворчание по поводу однотипных задач, недооцененности, отсутствия обучающих семинаров и совместных мероприятий говорит о том, что руководству стоит уделить больше внимания вопросам нематериальной мотивации. Это повод продумать систему поощрения специалистов.

О чем говорит тишина

Самый плохой вариант — когда руководитель не слышит недовольств от подчиненных. Тишина может говорить о недоверии, либо о том, что сотрудников никто не спрашивает. Оба сценария не идут на пользу компании.

В здоровом коллективе у подчиненных всегда есть повод для просьбы или жалобы. Опрос сотрудников Google тому подтверждение. Несмотря на то, что в компании одни из лучших условий, претензии нашлись и у ее работников: кого-то не устраивает длина дивана в кабинете или вид из окна, а кому-то не нравятся настройки массажного кресла и температура напитков в корпоративном холодильнике.

Подпишитесь на рассылку INFOWATCH