+7 495 229-00-22

Как автоматизировать офисную рутину и получить прибыль?

Подписаться на ПМ

Маркетолог Сэм Болтер из компании HubSpot подсчитал, что около 40% рабочего времени тратит на рутину: написание писем, сбор и анализ данных, страницы приземления, подготовку маркетинговых списков. То есть, на типовые задачи, которые отнимают время и силы. В неделю это 16 часов, за которые можно сделать несколько важных дел. А еще нужно уточнить детали проектов, поинтересоваться ходом выполнения смежных задач, переслать материалы, отредактировать, отправить коллегам или согласовать документацию. Увеличить продуктивность свою и своих подчиненных это совсем не помогает. 

Сэкономить время сотрудников компании можно с помощью инструментов автоматизации повторяющихся процессов, совместной работы над документами, постановки и отслеживания задач, личного контроля. Для этого предлагаются готовые удобные сервисы — таск-менеджеры, CRM-системы, облачные хранилища с настраиваемым доступом к файлам и редактированию.

Вот пример одной из компаний — разработчика CRM «Простой бизнес Было проведено исследование, в ходе которого сотрудников со схожими обязанностями разделили на две группы.

Первая группа для работы пользовалась стандартными средствами: для выставления счетов они экспортировали данные из 1С в текстовый редактор, а затем отправляли файл по почте; звонки клиентам в Skype они предварительно согласовывали с другими менеджерами (чтобы не позвонить тому, с кем уже связались) и так далее.

Вторая группа пользовалась CRM: они заполняли счета и отправляли их из созданной задачи, распределение клиентской базы для обзвона было автоматизировано, а для связи была подключена IP-телефония. Результаты исследования превзошли ожидания: на работе со счетами CRM сэкономила 72 рабочих часа в месяц, а со звонками — 120 часов!

Это частный случай, поэтому выигрыш во времени в разных компаниях будет разным. Но общая тенденция очевидна: нужно упростить и автоматизировать все, что только можно. Но это лишь половина дела.

Вторая половина — научить сотрудников пользоваться всеми средствами, которые есть у них в распоряжении. И это тоже непросто. Кто-то сразу признает, что ему требуется помощь и обучение. Некоторые боятся признаться в некомпетентности и не могут эффективно использовать ресурс. А кто-то вообще может продолжить работать по старинке и не подозревать о возможности освободиться от рутинных действий. Давайте разберемся, как подобрать и использовать по максимуму современные инструменты повышения продуктивности.

Какие решения подобрать для компании

Увеличение продуктивности всей компании за счет автоматизации начинается с поиска сервисов. Их достаточно много. Скорее всего, среди готовых решений можно найти продукт, который подойдет для ваших бизнес-процессов.

Для начала проанализируйте структуру и персонал, методы поиска клиентов и продажи, управление и учет, документооборот и руководство. Это даст вам представление, каким функционалом должна располагать платформа. Для командной работы над проектами удобны таск-менеджеры или таск-трекеры. Одно из самых простых в использовании приложений — Trello. Интуитивно понятный интерфейс наглядно показывает состав задачи от начала до текущего состояния со всеми изменениями. Быстро подключаются новые участники, которые сразу могут получить всю информацию о задании. Более функциональный, но не такой наглядный и легкий в освоении — таск-трекер Jira. Он формирует статистику, имеет широкие возможности для управления проектами. Популярных программ этого типа на рынке не менее полутора десятков, поэтому у компаний всегда есть выбор. Следующая ступень автоматизации рутины — переход на CRM. Эти сервисы затрагивают все процессы компании: работу с клиентами, постановку и выполнение задач, планирование, отчетность. Но базовое направление — управление продажами. Достойные платформы — Битрикс24, amoCRM, Мегаплан. Все они организуют работу в едином поле. Помимо этого есть встроенные чаты для внутреннего общения, живая лента изменений, статистика, отчеты. C CRM интегрируются облачные хранилища для совместной работы над документами и быстрого доступа к ним. Если вопрос выбора системы трудно решить внутри компании, вы можете воспользоваться услугой по подбору CRM. Внешние эксперты проведут аудит, помогут подобрать и внедрить платформу.

Выбрали программу — как получить результат?

Управление продуктивностью не ограничивается установкой новой программы. Если сотрудники не умеют ею пользоваться, результат будет не таким, как хотелось бы. То есть, нужно обязательно научить работать с новым сервисом.

Просто провести обучение и спокойно наслаждаться результатом — тоже не всегда возможно. Кто-то с первого раза освоит работу программы, части сотрудников потребуется чуть больше времени, а есть консерваторы, которые будут работать как раньше. Вывод — помимо обучения потребуется контроль. Можно проводить тестирования, а можно использовать программные средства мониторинга за работой персонала.

05 Декабрь